Wenn eine Betreuungseinrichtung mehrere Hundert Schutzmaßnahmen verwaltet, kostet jedes falsch abgelegte Schreiben oder jede vergessene Frist Stunden der Nacharbeit. Das Problem liegt nicht im Mangel an Kompetenz der Bevollmächtigten, sondern in der Masse an sich wiederholenden administrativen Aufgaben, die zwischen zwei Terminen mit dem Betreuungsrichter anfallen.
Mon Proxima, das von Tutelle Au Quotidien herausgegebene Webportal, fügt sich in dieses Ökosystem als ein Baustein der Verwaltung ein, der mit der Software Proxima verbunden ist. Es soll den Austausch zwischen dem Betreuungsdienst, dem geschützten Erwachsenen und seinen Angehörigen erleichtern.
Buchhaltungs-Exporte und Verordnung über individualisierte Konten: Was Mon Proxima konkret verändert
Die Verordnung Nr. 2024-659 verpflichtet die gerichtlichen Bevollmächtigten für den Schutz von Erwachsenen (MJPM), jede Maßnahme einem speziellen Bankkonto zuzuordnen. Für eine Organisation, die Hunderte von Akten überwacht, hat diese Verpflichtung direkte Auswirkungen auf den Kontenplan und die Buchhaltungsvalidierungsprozesse.
Mon Proxima ermöglicht es, die Verwaltungs-Exporte nach individualisiertem Konto zu strukturieren. In der Praxis finden sich im Portal die Buchungen, die mit jeder Maßnahme verbunden sind, was die Vorbereitung der jährlichen Verwaltungsberichte für den Betreuungsrichter erleichtert. Die Rückmeldungen variieren hinsichtlich der tatsächlichen Effizienz des Prozesses je nach Größe der Struktur, aber die Zeitersparnis bei der Buchhaltungsablage wird von mehreren nutzenden Organisationen dokumentiert.
Ein Punkt, den man nicht verwechseln sollte: Mon Proxima kontrolliert nicht die Bankkonformität. Die tatsächliche Eröffnung des speziellen Kontos und dessen Konformität liegen in der Verantwortung der Organisation und ihrer Bevollmächtigten. Das Tool organisiert die Daten, es ersetzt jedoch nicht die menschliche Überprüfung.
Durch die Nutzung von der Anwendung Mon Proxima für die Betreuung verfügen die Betreuungsdienste über eine digitale Grundlage, die die Exporte lesbar und nutzbar macht, ohne manuelle Dateihandhabung.
Dokumentenmanagement in Mon Proxima: Wie die Betreuungseinrichtungen ihre Akten sortieren
Vor Ort ist das Dokumentenmanagement der Bereich, der in einer Betreuungseinrichtung am meisten Zeit in Anspruch nimmt. Schreiben des Richters, Bankbescheinigungen, Pflegeabrechnungen, Benachrichtigungen über Erneuerungen: Jedes Dokument muss dem richtigen Aktenordner zugeordnet und bei einer Kontrolle zugänglich sein.
Proxima, die professionelle Software, integriert eine GED (elektronische Dokumentenverwaltung), die die Speicherung und automatische Ablage der gescannten Dokumente gewährleistet. Mon Proxima verlängert diese Logik auf der Konsultationsseite: Der geschützte Erwachsene oder sein Angehöriger kann auf die ihn betreffenden Dokumente zugreifen, ohne den Bevollmächtigten telefonisch zu kontaktieren.
Was diese Dokumentationsarchitektur im Alltag beseitigt
- Wiederholte Anrufe und E-Mails, um eine Kopie einer Rechnung oder einen Kontoauszug zu erhalten, da der Erwachsene oder der Helfer direkt seinen Bereich einsehen kann
- Das Risiko von Dokumentendopplungen, da Proxima den Bevollmächtigten bei identischer Eingabe eines bereits referenzierten Dokuments warnt
- Die Notfallrekonstruktion von Akten vor einer Kontrolle des Betreuungsrichters, da die Dokumente laufend in der integrierten GED abgelegt werden
Die bankinterne Übertragung, die in Proxima integriert ist, eliminiert ebenfalls die Handhabung von Dateien. Die Vorgänge werden automatisch erfasst, was die Eingabefehler bei den Buchungen reduziert.
Vorbereitung der Kontrollen des Betreuungsrichters mit Mon Proxima
Wenn ein Betreuungsrichter einen Bericht über die Tätigkeiten oder einen Verwaltungsbericht anfordert, muss die Betreuungseinrichtung eine vollständige, kohärente und aktuelle Akte vorlegen. Genau hier entfaltet die Kombination von Proxima und Mon Proxima ihren operativen Nutzen.
Die Software Proxima bereitet die Schreiben vor, indem sie automatisch die Referenzen der Akte (Maßnahmenummer, zuständiges Gericht, Kontaktdaten des Erwachsenen) integriert. So werden Fehler beim Kopieren und Einfügen vermieden, die eine Erneuerung der Maßnahme verzögern oder eine Anfrage nach Ergänzungen beim Gericht auslösen könnten.
Fristen und Warnungen: Ein Sicherheitsnetz für Mehrfachmaßnahmenstrukturen
Für eine Organisation, die mehrere Hundert Maßnahmen verfolgt, sind die automatischen Fristenerinnerungen ein notwendiges Sicherheitsnetz. Proxima weist auf die Fristen für die Einreichung der Verwaltungsberichte, die Erneuerungen der Maßnahmen und die Fristen für die Antworten auf die Anforderungen des Richters hin.
Dieses Warnsystem ersetzt nicht die interne Managementüberwachung, reduziert jedoch die kognitive Belastung der Bevollmächtigten, die zwischen Anhörungen, Hausbesuchen und reiner Verwaltungsarbeit jonglieren.
Autonomie des geschützten Erwachsenen und Reduzierung der administrativen Belastung
Mon Proxima gibt dem geschützten Erwachsenen (oder seinem Angehörigen) Zugang zu seinen eigenen Daten: Kontostand, abgelegte Dokumente, Transaktionshistorie. Das ist kein Gimmick. Durch die Ermöglichung dieses direkten Zugriffs reduziert die Organisation das Volumen an eingehenden Anrufen, die mit allgemeinen Informationsanfragen verbunden sind.
Der Zugang erfolgt über den Webbrowser, ohne Download aus einem Store. Der Bevollmächtigte öffnet die Akte in Mon Proxima und übermittelt die Zugangsdaten an den Erwachsenen oder den Helfer. Diese Funktionsweise bietet einen konkreten Vorteil für Personen in Pflegeheimen oder Wohngruppen: Ein gemeinsam genutztes Tablet mit einer Verknüpfung zu monproxima.fr reicht aus.
- Der Erwachsene kann seine Kontoauszüge einsehen, ohne auf einen Termin mit dem Bevollmächtigten warten zu müssen
- Der Angehörige hat Zugang zu den Dokumenten, ohne die Korrespondenz mit dem Betreuungsdienst zu vervielfachen
- Der Bevollmächtigte behält die Kontrolle über die Zugriffsrechte und kann die Sichtbarkeit einschränken, wenn die Situation es erfordert
Dieser autonome Konsultationsprozess funktioniert nur, wenn der Bevollmächtigte das Konto aktiviert. Ohne Aktivierung auf der professionellen Seite hat der Erwachsene keinen Zugang. Man bleibt also in einem Rahmen, in dem die Organisation die Kontrolle über den geteilten Informationsbereich behält.
Die von Mon Proxima gehosteten Daten bleiben in Frankreich, ein Konformitätskriterium für Organisationen, die den Anforderungen zum Schutz sensibler personenbezogener Daten im Rahmen der rechtlichen Schutzmaßnahmen unterliegen. Für Strukturen, die die Zeit, die für sich wiederholende administrative Aufgaben aufgewendet wird, reduzieren möchten, während die Qualität der Betreuung erhalten bleibt, deckt diese Softwarearchitektur das Wesentliche des Dokumentations- und Buchhaltungsprozesses ab, ohne dass ein Wechsel des Tools während des Prozesses erforderlich ist.
